청구서 작성기

청구서에 법정 서식은 없지만, 대금을 제때 정확히 받으려면 아래 항목을 갖추는 것이 안전합니다.

• 공급자(청구인) 정보 - 상호, 사업자등록번호, 대표자, 연락처, 주소. 신뢰를 위해 도장이나 서명을 넣습니다.
• 공급받는자 - 대금을 지급할 상대 상호 또는 담당자.
• 청구일자와 청구번호 - 발행 날짜와 관리용 번호. 정기 청구 시 번호로 구분합니다.
• 품목·수량·단가·금액 - 무엇에 대한 청구인지 항목별로 적습니다.
• 청구금액·부가세 - 부가세 포함 여부를 명확히 하고 최종 청구금액을 표기합니다.
• 납부기한·입금계좌·예금주 - 청구서에서 가장 중요한 항목. 언제까지 어디로 입금할지 분명히 적습니다.

세 문서는 자주 함께 쓰이지만 역할이 다릅니다. 거래명세서는 실제로 공급한 내역을 기록하는 문서이고, 청구서는 그 내역에 대한 대금 지급을 요청하는 문서입니다. 세금계산서는 부가가치세법에 따른 법정 증빙으로, 발급 의무와 양식이 정해져 있습니다. 청구서는 법정 증빙이 아니어서 자유롭게 작성할 수 있지만, 납부기한과 입금계좌를 명확히 적어야 대금 회수가 원활합니다. 보통 거래명세서로 내역을 확인한 뒤 청구서로 대금을 청구하고, 입금이 되면 세금계산서나 영수증을 발행하는 흐름으로 이어집니다.

• 납부기한은 "월말"보다 "7월 31일"처럼 날짜를 특정해야 입금 지연을 줄일 수 있습니다.
• 입금계좌와 예금주를 정확히 확인하세요. 한 글자만 틀려도 입금이 지연됩니다.
• 비고에 지연이자나 미입금 시 조치를 적어 두면 대금 회수에 도움이 됩니다.
• 정기 청구라면 청구번호를 월별로 매겨 관리하면 미수금 파악이 쉽습니다.
• 폼다는 입력 정보를 서버에 저장하지 않고 브라우저에서만 처리하므로 계좌 정보도 안심하고 작성할 수 있습니다.

청구서는 제공한 물품이나 서비스의 대금을 정해진 기한까지 지급해 달라고 요청하는 문서입니다. 이런 상황에 씁니다.

• 용역 완료 후 청구 - 프로젝트나 작업이 끝난 뒤 약속한 대금을 청구할 때.
• 월 정기 청구 - 구독이나 유지보수처럼 매달 같은 금액을 청구할 때.
• 미수금 청구 - 거래는 끝났는데 입금이 안 된 건의 지급을 다시 요청할 때.

청구서의 핵심은 받는 사람이 얼마를, 언제까지, 어디로 입금할지 한눈에 알 수 있게 하는 것입니다. 그래서 아래 세 가지가 가장 중요합니다.

받는 사람이 한눈에 입금할 수 있도록 채웁니다.

• 1. 청구일자와 청구번호를 정합니다. 정기 청구라면 월별로 번호를 매깁니다.
• 2. 공급자(청구인)와 공급받는자 정보를 입력합니다.
• 3. 청구할 품목과 금액을 한 줄씩 적습니다. 규격 칸에 "6월분"처럼 청구 기간을 적어 두면 명확합니다.
• 4. 부가세 방식을 정하면 청구금액이 자동으로 계산됩니다.
• 5. 납부기한·예금주·입금계좌를 정확히 입력합니다.
• 6. 도장으로 마무리하고 PDF로 전달합니다.

• 납부기한을 날짜로 - "월말"보다 "7월 31일"처럼 특정해야 입금이 미뤄지지 않습니다.
• 계좌·예금주 재확인 - 한 글자만 틀려도 입금이 지연됩니다. 발행 전 꼭 확인합니다.
• 청구 사유 명확히 - 무엇에 대한 청구인지 품목과 기간을 분명히 적어 두면 확인 문의가 줄어듭니다.
• 번호로 관리 - 정기 청구는 번호를 월별로 매겨 미수금을 추적합니다.